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Quelques conseils pour organiser un salon ou une journée portes ouvertes

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Vous souhaitez mettre en lumière tout le savoir-faire de votre entreprise, créez de la notoriété autour de votre marque et conquérir de nouveaux clients ? Vous songez déjà à vous lancer dans l'organisation d'un évènement professionnel mais ne savez pas par quoi commencer ?

Que ce soit pour un salon professionnel ou pour une journée portes ouvertes, quels sont les indispensables pour vous assurer de sa réussite ? Carrefour pro vous donne quelques conseils.

Les étapes clés

Avant toute préparation d'un salon professionnel ou d'une journée portes ouvertes, il est important de définir en amont vos attentes vis a vis de cet évènement professionnel.

Quel est votre objectif ? 
Est-ce un lancement de produit, une inauguration, la signature de nouveaux contrats ou l’ambition de booster votre notoriété ?

Quelle est votre cible ?
Souhaitez-vous inviter vos meilleurs clients ? Avez-vous bien défini les prospects à capter ?

Quel est votre budget ? 
Vous serez amenés à définir un budget, tenant compte de plusieurs critères tels que le lieu de la manifestation professionnelle, la surface en m2 souhaitée lorsqu'il s'agit d'un salon professionnel et la mobilisation des ressources dont vous disposez ou avez besoin pour animer cet évènement.

Une fois vos attentes claires, vous pouvez vous attaquer à l'organisation de cette journée,
Pourquoi ne pas ​​​​​ commencer par établir un programme bien précis du déroulé pour être certain de rien oublier.

La présentation et l’accueil de votre stand seront le point d’entrée de vos visiteurs alors n'oubliez pas d'en prendre soin. Pour passer un moment convivial, vous pourriez aussi prévoir quelques petites choses à grignoter ou à boire pour faire durer l’échange entre vos équipes et vos clients.
Pensez également aux moyens de communication que vous allez utilisez pour animer votre stand et pour attirer vos clients à venir vous visiter. La communication avant, pendant et après est primordiale.

Une fois ces étapes clés bien définies, nous vous conseillons d'établir une liste de tous les éléments nécessaires pour le jour J.

Le jour J

Ça y est, c’est le jour de votre salon professionnel ou de la journée porte ouverte que vous préparez depuis des semaines !
Commencez par revoir point par point votre liste pour ne rien oublier.
Soignez l'accueil de votre stand, mettez en place tous vos supports de communication, et prévoyez un espace d'échanges avec vos clients. Vérifiez bien que l'accès à votre stand est bien visible et que vous avez mis tous les moyens de votre côté pour attirer et séduire vos visiteurs.

Pensez également aux moments de convivialité que vous pourriez offrir à vos visiteurs en leur servant cafés, pâtisseries, boissons, snacking pour leur offrir un moment de repos et de convivialité sur votre stand. Vous pourriez être même surpris de voir que ce genre d'animation peut attirer beaucoup de visiteurs en recherche d'un peu de repos et de convivialité dans ce genre d'évènement professionnel ou portes ouvertes.

N'oubliez pas de prévoir un moyen efficace de recueillir les informations concernant les clients éventuels qui se présenteraient à vous. Vous pouvez remettre quelques goodies, catalogues, cartes de visites ou encore un cadeau original personnalisé aux couleurs de votre société pour que vos clients puissent se souvenir de votre échange et des services et avantages que vous lui avez présentés à la suite du salon professionnel.

Vos équipes vous accompagnent et vous misez beaucoup sur leur collaboration et leur force commerciale. Vous pourriez leur suggérer de mettre en avant l’événement sur les réseaux sociaux s’ils sont adeptes de ce mode de communication. Ils seront vos meilleurs ambassadeurs.  Un petit briefing avant cette journée et un challenge commercial pour les motiver davantage peut également être une bonne idée.

A vous de définir la solution qui vous correspond le mieux et à votre image. Cette journée se doit d’être réussie et nous sommes persuadés que vous saurez mettre en confiance vos visiteurs et vos équipes

La relation client est une évidence et s’entretient au quotidien.
La réussite de vos actions vous permettra de préserver l’avenir et de fidéliser vos clients.

Et si nous tirions profit de cet événement ?

Le salon ou la journée porte ouverte est terminée. Qu’en reste-t-il aujourd’hui ? Quel bilan pouvez-vous tirer de cette manifestation professionnelle ?

Avant toute chose, commencer par remercier vos visiteurs et clients d’être venus vous rencontrer. Pourquoi ne pas faire également une petite enquête de satisfaction ?
N’hésitez pas à les relancer sans trop attendre pour exploiter la relation que vous avez initiée. Faîtes le bilan de cette journée et étudier les pistes d’amélioration qu’on aurait pu vous suggérer.

Vos équipes vous ont accompagné durant cette étape, pourquoi ne pas les remercier et les féliciter en retour. Organisez un buffet au sein de votre entreprise ou un afterwork ou encore un petit déjeuner en entreprise pour les récompenser et en profiter pour échanger sur les bonnes pratiques mises en place lors de cette journée porte ouvertes. ou ce salon professionnel.

Pensez aussi à effectuer un suivi par la suite et mettre en avant les résultats de cette journée durant laquelle chacun aura apporter son expertise. A vous de définir maintenant les perspectives que vous souhaiteriez fixées pour que cet événement reste une réussite.

Pour tous vos évènements professionnels, Carrefour Pro peut vous accompagner et vous apporter des solutions sur-mesure. Partenaire de vos évènements d'entreprise, manifestations professionnelles, organisation de buffets et festivités, opérations commerciales et cadeaux d'affaires, inscrivez-vous au Contrat Pro et bénéficiez d'avantages et services adaptés à vos besoin quotidiens et à vos projets d'entreprise.

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